La ristorazione

scolastica

Processi nei quali sono coinvolti tanti utenti e tante parti interessate portano come conseguenza un elevato numero di comunicazioni legate a segnalazioni e reclami che nella Pubblica Amministrazione tipicamente sono gestite attraverso protocolli, moduli cartacei ed email.

Qualityelements permette di evolvere la gestione attraverso:

• la raccolta di reclami e la notifica della loro presa in carico ai cittadini,
• lo smistamento secondo competenza ai vari responsabili interni,
• il monitoraggio dei tempi di risposta al cittadino,
• l’eliminazione delle email interne rivedendo le modalità di comunicazione.

Il risultato è sorprendente: il processo, che prima era regolato dalla posta elettronica e dalla memoria del personale del Comune, viene regolato e posto sotto controllo, sollevando il personale dall’onere di dover ricordare una risposta o un’azione verso il fornitore.

Dashboard ed indicatori mostrano i tempi di risposta, le risposte ancora in coda, i tempi di attesa per i trattamenti in carico al fornitore, andamento delle penali.

Le mancanze dei fornitori nel rispettare il contratto di appalto sono gestite attraverso le non conformità e l’applicazione di penali. Tipicamente le non conformità sono documentate in moduli cartacei mentre le penali sono protocollate e verbalizzate. I documenti vengono condivisi con i fornitori tramite email.

Qualityelements rivede completamente la gestione delle non conformità e delle penali proponendo un sistema collaborativo tra Comune e fornitori che si sviluppa sui seguenti passi

1. Raccolta delle segnalazioni di potenziali non conformità e delle risultanze degli audit
2. Identificazione e classificazione degli scenari di non conformità
3. Richiesta di proposta di analisi e trattamento al fornitore
4. Approvazione o rifiuto della proposta di trattamento
5. Monitoraggio dell’applicazione del trattamento

Il processo è gestito completamente tramite qualityelements eliminando stampe, fogli di word ed excel e l’utilizzo delle email. Una volta creata la non conformità, il fornitore semplicemente compilerà la proposta di trattamento e il personale del Comune dovrà approvarlo o respingerlo, tutto in maniera molto facile, ma rispettando comunque la forma prevista in ambito pubblico .

Un Servizio di Ristorazione Scolastica utilizza sistematicamente lo strumento di audit sia presso le scuole che presso i centri produzione pasti per verificare la conformità. Solo attraverso la presenza sui siti è possibile rilevare certe problematiche: pensiamo, ad esempio, agli aspetti igienico sanitari ma anche a quelli qualitativi come la quantità delle porzioni, tempi di consegna, competenza del personale.

Gli auditor devono programmare molte verifiche nell’anno scolastico distribuite secondo criteri e siti diversi e su team di audit numerosi.

Qualityelements permette di semplificare ed innovare il processo di gestione degli audit attraverso:

• Gestione programma di audit,
• Check list informatizzate o documentali,
• Raccolta delle evidenze (foto, video, documenti),
• Risultanze degli audit , integrate con il modulo delle non conformità,
• Monitoraggio del processo di audit attraverso indicatori e statistiche.

Qualityelements può recepire input anche da altre parti interessate che concorrono nella gestione del processo. I rilievi dell’ASL e dei laboratori possono essere registrati in qualityelements , gestiti ed eventualmente instradati ai fornitori o ad altri reparti del Comune.

Gli audit condotti dai comitati mensa cittadini possono essere caricati direttamente in qualityelements, condividendo lo stato di avanzamento della gestione dei seguiti nell'ottica della trasparenza.