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La ristorazione
scolastica

La ristorazione scolastica pubblica è un’attività complessa e di forte impatto sociale.
L’utilizzo di qualityelements in diversi Comuni italiani ha permesso di standardizzare alcuni processi migliorando la soddisfazione di bambini, ragazzi e dei loro genitori.

Lo scenario

Negli ultimi anni, i Comuni italiani hanno esternalizzato il servizio di ristorazione scolastica a società esterne specializzate nel settore della ristorazione spesso fornendo la concessione all’utilizzo delle proprie infrastrutture (centri produzione pasti, refettori, cucine). A loro volta, parti del servizio sono state esternalizzate: pensiamo, ad esempio, al trasporto e lo scodellamento dei pasti.

Il servizio di ristorazione scolastico è regolato da un contratto di appalto la cui applicazione è monitorata dal personale comunale sia in termini di rispetto dei requisiti sia dal punto di vista della sicurezza alimentare. Concorrono nel monitoraggio i pubblici organi di controllo, i laboratori di analisi chimica e microbiologica ed i comitati mensa cittadini.

Gli strumenti in mano ai Comuni per verificare il rispetto dei requisiti di capitolato sono essenzialmente tre:

  • La conduzione di audit presso i centri produzione pasti e presso le scuole,
  • La conduzione di analisi microbiologiche e chimiche su ingredienti, semilavorati e pasti,
  • Il monitoraggio degli indicatori di processo.

Il mancato soddisfacimento di un requisito contrattuale può essere gestito attraverso le non conformità o nei casi più gravi attraverso l’applicazione di penali.

La gestione di un Servizio di Ristorazione Scolastica risulta pertanto molto complessa per via:

  • del numero di bambini, ragazzi e famiglie coinvolte,
  • del numero di parti interessate coinvolte oltre ai fornitori,
  • dei rischi legati alla sicurezza alimentare,
  • dell’elevato valore degli appalti di ristorazione scolastica,

a quanto sopra si a aggiunge la cronica assenza di risorse della Pubblica Amministrazione.

Qualityelements migliora i processi della pubblica amministrazione attraverso i tools di supporto dei clienti, gestione dei ticket e degli audit declinati nel settore della ristorazione scolastica

Reclami e segnalazioni

Processi nei quali sono coinvolti tanti utenti e tante parti interessate portano come conseguenza un elevato numero di comunicazioni legate a segnalazioni e reclami che nella Pubblica Amministrazione tipicamente sono gestite attraverso protocolli, moduli cartacei ed email.

Qualityelements permette di evolvere la gestione attraverso:

  • la raccolta di reclami e la notifica della loro presa in carico ai cittadini,
  • lo smistamento secondo competenza ai vari responsabili interni,
  • il monitoraggio dei tempi di risposta al cittadino,
  • l’eliminazione delle email interne rivedendo le modalità di comunicazione.

Il risultato è sorprendente: il processo, che prima era regolato dalla posta elettronica e dalla memoria del personale del Comune, viene regolato e posto sotto controllo, sollevando il personale dall’onere di dover ricordare una risposta o un’azione verso il fornitore.

Dashboard ed indicatori mostrano i tempi di risposta, le risposte ancora in coda, i tempi di attesa per i trattamenti in carico al fornitore, andamento delle penali.

Non conformità e penali

Le mancanze dei fornitori nel rispettare il contratto di appalto sono gestite attraverso le non conformità e l’applicazione di penali. Tipicamente le non conformità sono documentate in moduli cartacei mentre le penali sono protocollate e verbalizzate. I documenti vengono condivisi con i fornitori tramite email.

Qualityelements rivede completamente la gestione delle non conformità e delle penali proponendo un sistema collaborativo tra Comune e fornitori che si sviluppa sui seguenti passi

  1. Raccolta delle segnalazioni di potenziali non conformità e delle risultanze degli audit
  2. Identificazione e classificazione degli scenari di non conformità
  3. Richiesta di proposta di analisi e trattamento al fornitore
  4. Approvazione o rifiuto della proposta di trattamento
  5. Monitoraggio dell’applicazione del trattamento

Il processo è gestito completamente tramite qualityelements eliminando stampe, fogli di word ed excel e l’utilizzo delle email. Una volta creata la non conformità, il fornitore semplicemente compilerà la proposta di trattamento e il personale del Comune dovrà approvarlo o respingerlo, tutto in maniera molto facile, ma rispettando comunque la forma prevista in ambito pubblico .

Audit e controlli

Un Servizio di Ristorazione Scolastica utilizza sistematicamente lo strumento di audit sia presso le scuole che presso i centri produzione pasti per verificare la conformità. Solo attraverso la presenza sui siti è possibile rilevare certe problematiche: pensiamo, ad esempio, agli aspetti igienico sanitari ma anche a quelli qualitativi come la quantità delle porzioni, tempi di consegna, competenza del personale.

Gli auditor devono programmare molte verifiche nell’anno scolastico distribuite secondo criteri e siti diversi e su team di audit numerosi.

Qualityelements permette di semplificare ed innovare il processo di gestione degli audit attraverso:

  • Gestione programma di audit,
  • Check list informatizzate o documentali,
  • Raccolta delle evidenze (foto, video, documenti),
  • Risultanze degli audit , integrate con il modulo delle non conformità,
  • Monitoraggio del processo di audit attraverso indicatori e statistiche.

Qualityelements può recepire input anche da altre parti interessate che concorrono nella gestione del processo. I rilievi dell’ASL e dei laboratori possono essere registrati in qualityelements , gestiti ed eventualmente instradati ai fornitori o ad altri reparti del Comune.

Gli audit condotti dai comitati mensa cittadini possono essere caricati direttamente in qualityelements, condividendo lo stato di avanzamento della gestione dei seguiti nell'ottica della trasparenza.

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Scrivici a sales@qualityelements.cloud o contattaci telefonicamente al +39 010 26 7999.
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